Odpowiedź Minister Barbara Nowacka
20.04.2025
Odpowiedź na interpelację w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli przez Ministerstwo Edukacji Narodowej
Odpowiedź na interpelację nr 8916
w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli przez Ministerstwo Edukacji Narodowej
Odpowiadający: minister edukacji Barbara Nowacka
Warszawa, 20-04-2025
Szanowny Panie Marszałku,
składam na Pana ręce odpowiedź na interpelację Posłów na Sejm RP Pani Anny Gembickiej i Pana Jarosława Sachajko w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli przez Ministerstwo Edukacji Narodowej.
Szanowni Państwo Posłowie,
uprzejmie przekazuję informację dotyczącą zasad i trybu przeprowadzania kontroli w organizacjach korzystających ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej.
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli w organizacjach korzystających ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej zostały określone w:
ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej ,
ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ,
ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027.
Kontrole prowadzone na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 poz. 224)
Ad 1. Procedura kontroli – jakie są formalne zasady prowadzenia kontroli w organizacjach pozarządowych realizujących projekty finansowane lub współfinansowane przez MEN?
Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (dalej ustawa o kontroli) określa:
zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności organów administracji rządowej, urzędów je obsługujących lub stanowiących ich aparat pomocniczy oraz jednostek organizacyjnych podległych tym organom lub przez nie nadzorowanych;
organy właściwe w sprawach kontroli.
Na podstawie art. 6 ust. 3 ww. ustawy, Minister kontroluje:
podległe mu lub przez niego nadzorowane organy lub jednostki organizacyjne;
jednostki podległe organom, o których mowa w pkt 1, lub przez nie nadzorowane;
podmioty, które otrzymały środki budżetowe z części budżetu państwa, której jest dysponentem.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy Prezes Rady Ministrów określa standardy kontroli w administracji rządowej. Standardy kontroli w administracji rządowej zostały opracowane przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów 10 lutego 2012 r., zmienione 31 sierpnia 2017 r. (dalej: Standardy kontroli).
Standardy kontroli zostały udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów [1] .
Zgodnie z art. 11 ustawy o kontroli, kontrolę przeprowadza się w trybie zwykłym lub uproszczonym.
W ustawie o finansach publicznych [2] , w art. 175 ust. 1 pkt 2 określono również, że dysponenci części budżetowych sprawują nadzór i kontrolę wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa.
Ad 2. Zakres kontroli – jakie obszary działalności NGO są objęte kontrolą (np. zgodność wydatkowania środków, realizacja założonych celów, efektywność działań)?
Zakres przeprowadzanych kontroli obejmuje prawidłowość wykonania zadań publicznych, w tym wykorzystania dotacji przekazanych na ich realizację.
Zgodnie z art. 175 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych , przedmiotem nadzoru i kontroli wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa, jest prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa, pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budżetu państwa.
W ustawie z 24 kwietnia 2023 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie [3] , w art. 17 określono, że organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:
stopnia realizacji zadania;
efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;
prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.
Zgodnie z art. 4 ustawy o kontroli, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, kontrolę przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.
W przypadku kontroli przeprowadzanych w trybie zwykłym zakres kontroli, tj. przedmiot i okres objęty kontrolą określany jest odrębnie dla każdej kontroli w programie kontroli dla kontroli prowadzonych w trybie zwykłym (art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o kontroli).
Kontrolę w trybie uproszczonym prowadzi się zgodnie z przepisami dotyczącymi kontroli w trybie zwykłym, z wyjątkiem przepisów dotyczących programu kontroli i sporządzania wystąpienia pokontrolnego (art. 52 ust. 1 ustawy o kontroli).
Prezesa Rady Ministrów w zakresie koordynacji kontroli w administracji rządowej, ustala priorytety do uwzględnienia w działalności kontrolnej na dany rok.
Ad 3. Kryteria wyboru do kontroli – czy kontrole są przeprowadzane losowo, czy na podstawie określonych kryteriów? Jeśli tak, to jakie czynniki decydują o wyborze organizacji do kontroli?
Zgodnie z art. 12 ustawy o kontroli , kontrolę prowadzi się zgodnie z okresowym planem kontroli, opracowanym przez kierownika komórki do spraw kontroli i zatwierdzonym przez kierownika jednostki kontrolującej. Kierownik jednostki kontrolującej może zarządzić przeprowadzenie kontroli nieprzewidzianej okresowym planem kontroli.
W Standardach kontroli zawarto, że
IV.1.2. Sporządzając plan kontroli w szczególności należy uwzględnić dokumenty strategiczne zarządzania Państwem, działem administracji czy jednostką oraz priorytety kontroli dla administracji rządowej.
IV.1.3. Plan kontroli powinien uwzględniać oczekiwania i potrzeby informacyjne zarządzających kontrole oraz być opracowywany w oparciu o analizę ryzyka, w tym określenie czynników mających negatywny wpływ na działalność jednostek kontrolowanych. W analizie ryzyka należy, korzystając ze źródeł wewnętrznych jednostki i zewnętrznych, uwzględnić w szczególności:
wyniki wcześniejszych kontroli i audytów,
skargi, wnioski i inne sygnały o nieprawidłowościach,
kwoty wydatkowanych środków publicznych,
wyniki badań i analiz.
IV.1.4. Przy planowaniu działalności kontrolnej niezbędna jest również ocena możliwości wystąpienia oszustw, nadużyć oraz obszarów i mechanizmów korupcjogennych.
Podmioty do kontroli wybierane są z uwzględnieniem ww. zapisów.
Podmioty do kontroli wybierane są również w sposób losowy (przeprowadzenie losowania w programie Excel), celowy, tj. uzasadnione wskazanie konkretnego podmiotu do kontroli.
Ad 4. Planowanie kontroli – czy Ministerstwo opracowuje roczny plan kontroli dla organizacji pozarządowych, a jeśli tak, to czy jest on publicznie dostępny?
Ministerstwo opracowuje roczny plan kontroli (nie jest tworzony odrębny plan kontroli organizacji pozarządowych).
Jak wskazano w pkt. 3, zgodnie z art. 12 ustawy o kontroli , kontrolę prowadzi się zgodnie z okresowym planem kontroli, opracowanym przez kierownika komórki do spraw kontroli i zatwierdzonym przez kierownika jednostki kontrolującej. Kierownik jednostki kontrolującej może zarządzić przeprowadzenie kontroli nieprzewidzianej okresowym planem kontroli.
Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy o kontroli w przypadkach uzasadnionych charakterem sprawy lub pilnością przeprowadzenia czynności kontrolnych kierownik jednostki kontrolującej może zarządzić przeprowadzenie kontroli w trybie uproszczonym. Kontrola w trybie uproszczonym, zgodnie z art. 51 ust. 2 ustawy o kontroli , może być zarządzona w szczególności w razie potrzeby:
sporządzenia informacji dla kierownika jednostki kontrolującej;
sprawdzenia informacji zawartych w skargach i wnioskach;
dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych.
Opracowane i zatwierdzone plany kontroli Ministerstwa nie są publikowane; wyniki z przeprowadzonych kontroli są zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Edukacji Narodowej pod adresem:
https://www.gov.pl/web/edukacja/wystapienia-pokontrolne .
Ad 5. Tryb zawiadamiania beneficjentów – z jakim wyprzedzeniem organizacje są informowane o kontroli i jakie dokumenty muszą przygotować?
Jednostki kontrolowane zawiadamia się o kontroli przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Jednostki kontrolowane proszone są o przekazanie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem, w tym dokumentacji z wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania (tj. dokumentacji merytorycznej i finansowej dotyczącej zadania).
Zgodnie z art. 20 ustawy o kontroli , o planowanej kontroli zawiadamia się kierownika jednostki kontrolowanej, podając przewidywany czas trwania czynności kontrolnych.
Zgodnie z art. 52 ust. 3 ustawy o kontroli , kontrola w trybie uproszczonym może być prowadzona także wtedy, gdy nie było możliwości wcześniejszego powiadomienia kierownika jednostki kontrolowanej o terminie przeprowadzenia kontroli.
Również w celu przygotowania kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej, na pisemny wniosek kierownika jednostki kontrolującej, niezwłocznie udostępnia dokumenty, materiały i informacje dotyczące jej działalności.
Ad 6. Przebieg kontroli – ile standardowo trwa kontrola i jakie są obowiązki kontrolowanej organizacji?
Czas trwania czynności kontrolnych jest określany odrębnie dla każdej kontroli odpowiednio do zakresu kontroli.
Obowiązki kontrolowanej organizacji określone zostały w ustawie o kontroli.
Zgodnie z art. 24 ustawy o kontroli , kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przez zapewnienie niezwłocznego przedstawiania żądanych dokumentów, terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach objętych kontrolą, a także udostępnianie niezbędnych urządzeń technicznych i zapewnienie dostępu do Internetu oraz, w miarę możliwości, oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.
Zgodnie z art. 25 ustawy o kontroli , pracownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek:
niezwłocznego przedstawiania, na żądanie kontrolera, dokumentów, materiałów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli;
sporządzenia niezbędnych do przeprowadzenia kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentów; zgodność kopii, odpisów i wyciągów oraz zgodność zestawień i obliczeń z oryginalnymi dokumentami potwierdza kierownik komórki organizacyjnej, w której dokumenty się znajdują;
udzielenia kontrolerowi, w wyznaczonym przez niego terminie, ustnych lub pisemnych wyjaśnień.
Ad 7. Uprawnienia kontrolerów – jakie kompetencje posiadają osoby przeprowadzające kontrolę oraz jakie są ich uprawnienia względem NGO?
Uprawnienia i obowiązki kontrolera określone zostały w ustawie o kontroli.
Zgodnie z art. 22 ustawy o kontroli , kontroler w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo do:
swobodnego wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskiwania przepustki;
wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;
przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;
żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli;
swobodnego stosowania środków dowodowych przewidzianych w ustawie.
Zgodnie z art. 23 ustawy o kontroli :
Kontroler ma obowiązek niezwłocznego poinformowania kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzeniu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego, lub możliwości powstania niepowetowanej szkody w mieniu, w celu zapobieżenia tym zagrożeniom.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do niezwłocznego podjęcia działań zapobiegających zagrożeniom oraz poinformowania o tym kontrolera.
Kontroler w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że kierownik jednostki kontrolowanej nie podjął działań zapobiegających zagrożeniom lub podjęte działania są niewystarczające, informuje o tym kierownika komórki do spraw kontroli.
Kierownik komórki do spraw kontroli niezwłocznie powiadamia o stwierdzonych zagrożeniach kierownika jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną lub właściwy organ państwowy.
Kompetencje i doświadczenie zawodowe osób prowadzących kontrole określane są w opisach stanowisk pracy. Kontroler powinien posiadać wykształcenie wyższe, wiedzę w zakresie prowadzenia kontroli w administracji rządowej oraz doświadczenie zawodowe w realizacji ww. zadań.
Corocznie przeprowadzane są szkolenia z zakresu kontroli w administracji rządowej dla pracowników MEN realizujących kontrole oraz osób nadzorujących ich pracę w celu zapewniania kontrolerom możliwości pogłębiania wiedzy oraz doskonalenia umiejętności.
Ad 8. Raport pokontrolny – czy organizacja otrzymuje pisemne podsumowanie kontroli, a jeśli tak, to czy ma możliwość wniesienia uwag lub odwołania się od ewentualnych decyzji?
Przy prowadzeniu kontroli w trybie w trybie zwykłym stosowane są niżej wymienione przepisy ustawy o kontroli.
Ustalenia dokonane w trakcie kontroli oraz oceny opisuje się w projekcie wystąpienia pokontrolnego (zgodnie z art. 36 ustawy o kontroli).
Projekt wystąpienia pokontrolnego zawiera w szczególności: zakres kontroli; ocenę skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta; zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.
Kierownik jednostki kontrolującej przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej, projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń (art. 38 ustawy o kontroli).
Na podstawie art. 40 ustawy o kontroli kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo do zgłoszenia, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego.
Zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego rozpatruje kierownik komórki do spraw kontroli. Kierownik komórki do spraw kontroli:
odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu i zawiadamia o tym zgłaszającego zastrzeżenia, informując na piśmie o przyczynach, albo
uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części albo je oddala (art. 42 ust. 2 pkt 1, 2 ustawy o kontroli).
Kierownikowi jednostki kontrolowanej, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia o odrzuceniu zastrzeżeń, przysługuje prawo do odwołania do kierownika jednostki kontrolującej. (art. 42 ust. 4 ustawy o kontroli)
Kierownik jednostki kontrolującej rozpatruje odwołanie i o swoim rozstrzygnięciu informuje na piśmie kierownika jednostki kontrolowanej. (art. 42 ust. 5 ustawy o kontroli).
Zgodnie z art. 45 ustawy o kontroli, kierownik komórki do spraw kontroli, po rozpatrzeniu zastrzeżeń, sporządza stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń, wraz z uzasadnieniem. Kierownik komórki do spraw kontroli przekazuje stanowisko wobec oddalonych zastrzeżeń kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Na podstawie art. 46 ustawy o kontroli, w przypadku niezgłoszenia zastrzeżeń albo nieuwzględnienia wszystkich zastrzeżeń sporządza się wystąpienie pokontrolne obejmujące treść projektu wystąpienia pokontrolnego.
W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń wystąpienie pokontrolne sporządza się na podstawie projektu wystąpienia pokontrolnego oraz stanowiska kierownika komórki do spraw kontroli wobec oddalonych zastrzeżeń.
Wystąpienie pokontrolne w razie potrzeby uzupełnia się o:
zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej;
ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości;
termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków.
Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze, zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli.
Przy prowadzeniu kontroli w trybie uproszczonym stosowane są niżej wymienione przepisy ustawy o kontroli.
Kontrola w trybie uproszczonym kończy się sporządzeniem sprawozdania z kontroli, zawierającego opis ustalonego stanu faktycznego oraz jego ocenę, a także, w razie potrzeby, zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej. Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki kontrolującej (art. 52 ust. 4 ustawy o kontroli).
Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli (art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli).
Ad 9. Konsekwencje stwierdzonych nieprawidłowości – jakie działania podejmuje Ministerstwo w przypadku wykrycia uchybień w realizacji projektów oraz czy przewiduje możliwość wsparcia organizacji w ich korygowaniu, zanim zostaną nałożone sankcje?
W przypadku stwierdzenia podczas kontroli nieprawidłowości wystąpienie pokontrolne uzupełnia się o:
zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej,
termin złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków.
W przypadku ujawnienia w trakcie czynności kontrolnych okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych, do właściwych organów kierowane są stosowne zawiadomienia.
W przypadku stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, podejmowane są działania w sprawie zwrotu środków.
Ad 10. Na jakiej podstawie są wybierane organizacje, w których przeprowadza się kontrolę? Jakie są kryteria wyboru?
Sposób wyboru podmiotów do kontroli został zawarty w odpowiedzi na pytanie nr 3.
Ad 11. Ile kontroli zrealizowało Ministerstwo w poszczególnych latach w okresie 2020-2025? Ile organizacji pozarządowych zostało skontrolowanych, w jakich programach i jakie były kryteria wyboru?
Rok zakończenia kontroli
Liczba zakończonych kontroli w danym roku
Liczba kontroli organizacji pozarządowych
Nazwa zadania publicznego/nazwa programu
2020
18
9
Przygotowanie koncepcji oraz przeprowadzenie ogólnopolskiego przeglądu twórczości artystycznej jako formy aktywnego włączania uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, w tym z niepełnosprawnością, w życie szkoły i środowiska lokalnego (1 kontrola)
Organizacja i przeprowadzenie olimpiad i turniejów w latach szkolnych 2016/2017, 2017/2018, 2018/2019 (2 kontrole)
Wspieranie szkół i placówek oświatowych w realizacji skutecznych działań wychowawczych i profilaktycznych (1 kontrola)
Profilaktyka zdrowia psychicznego w szkole – myślimy pozytywnie (1 kontrola)
Organizowanie kolonii i innych form letniego wypoczynku dzieci i młodzieży polonijnej oraz doskonalenia zawodowego nauczycieli prowadzących nauczanie języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej oraz innych przedmiotów nauczanych w języku polskim za granicą w 2019 r. (1 kontrola)
Wspieranie inicjatyw edukacyjnych w szkolnym środowisku wielokulturowym (1 kontrola)
Międzynarodowa wymiana młodzieży (1 kontrola)
Prowadzenie działań na rzecz upowszechniania wiedzy na temat zdrowia psychicznego i jego uwarunkowań, kształtowanie przekonań, postaw, zachowań i stylu życia wspierającego zdrowie psychiczne, rozwijanie umiejętności radzenia sobie w sytuacjach zagrażających zdrowiu psychicznemu, przeciwdziałanie seksualizacji dzieci i młodzieży – w szczególności przez prowadzenie działań informacyjnych i edukacyjnych (1 kontrola)
2021
13
6
Międzynarodowa wymiana młodzieży w formie on line (1 kontrola)
Wspieranie inicjatyw edukacyjnych w szkolnym środowisku wielokulturowym (1 kontrola)
Organizowanie doskonalenia zawodowego nauczycieli prowadzących nauczanie języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej oraz innych przedmiotów nauczanych w języku polskim za granicą w 2020 roku (2 kontrole)
Program wspierania rozwoju uczniów wybitnie uzdolnionych (1 kontrola)
Profilaktyka ochrony zdrowia psychicznego w środowisku szkoły/placówki. Tworzenie sieci wsparcia rówieśniczego w szkołach ponadpodstawowych w zakresie ochrony zdrowia psychicznego i przeciwdziałania zachowaniom autodestrukcyjnym wśród dzieci i młodzieży. Opracowanie materiałów dotyczących działań postwencyjnych w szkole (1 kontrola)
2022
16
9
Międzynarodowa wymiana młodzieży w formie on-line lub tradycyjnej (1 kontrola)
Program wspierania rozwoju uczniów wybitnie uzdolnionych (1 kontrola)
Rodzina polonijna. Współpraca szkół funkcjonujących w systemach oświaty innych państw oraz organizacji społecznych Polaków za granicą prowadzących nauczanie języka polskiego, historii, geografii, kultury polskiej oraz innych przedmiotów nauczanych w języku polskim ze szkołami w Rzeczypospolitej Polskiej (1 kontrola)
Organizacja i przeprowadzenie olimpiad i turniejów w latach szkolnych 2019/2020, 2020/2021, 2021/2022 (2 kontrole)
Profilaktyka zdrowia psychicznego w szkole – myślimy pozytywnie. Prowadzenie działań na rzecz upowszechniania wiedzy na temat zdrowia psychicznego i jego uwarunkowań, kształtowanie przekonań, postaw, zachowań i stylu życia wspierającego zdrowie psychiczne, rozwijanie umiejętności radzenia sobie w sytuacjach zagrażających zdrowiu psychicznemu, przeciwdziałanie seksualizacji dzieci i młodzieży – w szczególności przez prowadzenie działań informacyjnych i edukacyjnych (w ramach Narodowego Programu Zdrowia) (1 kontrola)
Wspieranie inicjatyw edukacyjnych w szkolnym środowisku wielokulturowym (1 kontrola)
Profilaktyka problemów dzieci i młodzieży związanych z izolacją społeczną spowodowaną stanem epidemii, w tym wspieranie rozwoju psychofizycznego w sytuacjach kryzysowych wywołanych szczególnymi warunkami funkcjonowania szkół i placówek przez prowadzenie przez specjalistów bezpłatnej, całodobowej, ogólnopolskiej infolinii interwencyjno-informacyjnej (2 kontrole)
2023
16
7
Program wspierania rozwoju uczniów wybitnie uzdolnionych (1 kontrola)
Organizacja i przeprowadzenie olimpiad i turniejów w latach szkolnych 2019/2020, 2020/2021, 2021/2022 (2 kontrole)
Wspieranie inicjatyw edukacyjnych w szkolnym środowisku wielokulturowym (1 kontrola)
Międzynarodowa wymiana młodzieży w formie on-line lub tradycyjnej (1 kontrola)
Pozytywna szkoła – realizacja projektów i programów edukacyjnych, wychowawczych, interwencyjnych oraz profilaktycznych opartych na podstawach naukowych, w tym programów profilaktyki uniwersalnej, wskazującej i selektywnej (2 kontrole)
2024
17
9
Organizacja i przeprowadzenie turniejów i olimpiad tematycznych związanych z wybraną dziedziną wiedzy w latach szkolnych 2022/2023, 2023/2024, 2024/2025 (3 kontrole)
Poznaj Polskę (1 kontrola)
Rozwój potencjału infrastrukturalnego podmiotów wspierających system oświaty i wychowania (2 kontrole)
Program wspierania rozwoju uczniów wybitnie uzdolnionych (1 kontrola)
Wspieranie inicjatyw edukacyjnych w szkolnym środowisku wielokulturowym – druga edycja (1 kontrola)
Międzynarodowa Wymiana Młodzieży (1 kontrola)
2025
4
4
Organizacja i przeprowadzenie olimpiad przedmiotowych i interdyscyplinarnych w latach szkolnych 2022/2023, 2023/2024, 2024/2025 (1 kontrola)
Rozwój potencjału infrastrukturalnego podmiotów wspierających system oświaty i wychowania (3 kontrole)
Podmioty do kontroli, jak wskazano w odpowiedzi na pytanie 3, były wybierane: w oparciu o analizę ryzyka; w sposób celowy np. z uwagi na zidentyfikowanie błędów w sprawozdaniu końcowym, wysokość przyznanej dotacji; w wyniku losowania.
Kontrole prowadzone na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2023 r. poz. 1124).
Ad 1. Procedura kontroli – jakie są formalne zasady prowadzenia kontroli w organizacjach pozarządowych realizujących projekty finansowane lub współfinansowane przez MEN?
Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli w fundacjach będących instytucjami obowiązanymi. Przepisy dotyczące kontroli instytucji obowiązanych zostały uregulowane w rozdziale 12 tej ustawy, przy czym zgodnie z art. 146 tej ustawy w zakresie nieuregulowanym w rozdziale 12 do kontroli stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców [4] .
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 21 instytucjami obowiązanymi są fundacje ustanowione na podstawie ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach [5] w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
Zgodnie z art. 14a ustawy o fundacjach właściwy minister sprawuje kontrolę nad działalnością fundacji będącej instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w zakresie zgodności jej działania z przepisami tej ustawy. Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 12 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu .
Także zgodnie z art. 130 ust. 2 pkt 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w ramach sprawowanego nadzoru lub kontroli kontrolę sprawują także, na zasadach określonych w ustawie, ministrowie lub starostowie - w odniesieniu do fundacji.
Ad 2. Zakres kontroli – jakie obszary działalności NGO są objęte kontrolą (np. zgodność wydatkowania środków, realizacja założonych celów, efektywność działań)?
Kontrole obejmują wykonywanie przez Fundacje obowiązków instytucji obowiązanych określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Na podstawie art. 130 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy Minister sprawuje kontrolę wykonywania przez instytucje obowiązane obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki instytucji obowiązanych określą przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stanowią one obszary działalności objęte kontrolą.
Ad 3. Kryteria wyboru do kontroli – czy kontrole są przeprowadzane losowo, czy na podstawie określonych kryteriów? Jeśli tak, to jakie czynniki decydują o wyborze organizacji do kontroli?
Podmiot do kontroli wybierany był spośród fundacji, które w rocznych sprawozdaniach składanych Ministrowi przekazały informację o posiadaniu statusu instytucji obowiązanej.
Na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy o fundacjach , fundacja składa corocznie właściwemu ministrowi (ze względu na zakres działania ministra oraz cele fundacji) sprawozdanie z działalności fundacji obejmujące najważniejsze informacje o działalności fundacji w okresie sprawozdawczym.
W sprawozdaniu fundacja zawiera informację czy jest instytucją obowiązaną, w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz informację o przyjęciu/dokonaniu płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to czy płatność jest przeprowadzona jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, wraz ze wskazaniem daty i kwoty operacji.
Generalny Inspektor Informacji Finansowej koordynuje kontrole sprawowane przez podmioty, o których mowa w art. 130 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu . Generalny Inspektor może przekazywać tym podmiotom, wskazówki dotyczące kontroli przestrzegania przepisów ustawy (art. 132 ww. ustawy).
Generalny Inspektor w pismach kierowanych do Ministrów wskazuje dodatkowe informacje dotyczące typowania podmiotów do kontroli ujmowanych w rocznych planach kontroli (np. podmioty, które nie odbierają korespondencji, czy też nie odpowiadają na kierowane zapytania – jako podmioty, które niosą ze sobą potencjalnego ryzyko prania pieniędzy).
Ad 4. Planowanie kontroli – czy Ministerstwo opracowuje roczny plan kontroli dla organizacji pozarządowych, a jeśli tak, to czy jest on publicznie dostępny?
Ministerstwo opracowuje roczny plan kontroli podmiotów w zakresie wypełniania obowiązków instytucji obowiązanych.
Zgodnie z art. 131 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu kontrola jest przeprowadzana na podstawie rocznych planów kontroli zawierających w szczególności wykaz podmiotów podlegających kontroli, zakres kontroli oraz uzasadnienie jej przeprowadzenia.
Na podstawie art. 131 ust. 5 pkt 1 ww. ustawy ministrowie, przekazują Generalnemu Inspektorowi roczne plany kontroli wraz z uzasadnieniem, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego kontrolę, a także aktualizacje planów, w terminie 14 dni od dnia ich sporządzenia.
Ww. plany kontroli nie są publikowane.
Ad 5. Tryb zawiadamiania beneficjentów – z jakim wyprzedzeniem organizacje są informowane o kontroli i jakie dokumenty muszą przygotować?
Fundacje są zawiadamiane o zamiarze wszczęcia kontroli. Tryb zawiadamiania podmiotu o wszczęciu kontroli określa ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców .
Zgodnie z art. 48 ww. ustawy organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy wszczęcie kontroli może nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia niniejszego zawiadomienia.
Ministerstwo przekazuje fundacji informację o wszczęciu kontroli i występuje o przesłanie dokumentów podlegających kontroli, tj. dotyczących realizacji obowiązków instytucji obowiązanych określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Ad 6. Przebieg kontroli – ile standardowo trwa kontrola i jakie są obowiązki kontrolowanej organizacji?
Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym określono w art. 55 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;
małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;
średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;
pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.
Obowiązki kontrolowanej organizacji
Zgodnie z art. 137 ust 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu kontrolowana instytucja obowiązana ma obowiązek zapewnić kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przedstawić w wyznaczonym terminie żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić w niezbędnym zakresie środki łączności, a także inne urządzenia techniczne, umożliwić sporządzanie kopii, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz przedłożyć urzędowe tłumaczenia na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.
Zgodnie z art. 137 ust. 2 ww. ustawy koszty wykonywania obowiązków określonych w ust. 1 ponosi kontrolowana instytucja obowiązana.
Ad 7. Uprawnienia kontrolerów – jakie kompetencje posiadają osoby przeprowadzające kontrolę oraz jakie są ich uprawnienia względem NGO?
Uprawnienia kontrolerów
W zakresie wynikającym z przedmiotu kontroli kontroler jest uprawniony do swobodnego poruszania się w miejscach i pomieszczeniach objętych kontrolą, bez obowiązku uzyskania przepustki, oraz nie podlega rewizji osobistej (art. 136 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności osoby upoważnionej przez kontrolowaną instytucję obowiązaną, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 135 ust. 3.
Po zakończeniu czynności kontrolnych, a przed podpisaniem protokołu kontroli, kontroler może zwrócić się do kontrolowanej instytucji obowiązanej o złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą.
W art. 138 ustawy wskazano również, że kontroler przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej, takiej jak przyjęcie informacji, wyjaśnień, przeprowadzenie przesłuchań, ma obowiązek poinformować osobę upoważnioną przez kontrolowaną instytucję obowiązaną, jej pracowników lub inne osoby wykonujące pracę na jej rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy o ich prawach i obowiązkach oraz pouczyć o skutkach prawnych utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia czynności kontrolnych, a także o odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwych wyjaśnień lub zatajenie prawdy. Składający wyjaśnienia może odmówić odpowiedzi, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub osoby, o których mowa w art. 83 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, na odpowiedzialność karną lub bezpośrednią szkodę majątkową.
Co roku przeprowadzane są szkolenia z ww. zakresu dla pracowników MEN realizujących kontrole oraz osób nadzorujących ich pracę.
Ad 8. Raport pokontrolny – czy organizacja otrzymuje pisemne podsumowanie kontroli, a jeśli tak, to czy ma możliwość wniesienia uwag lub odwołania się od ewentualnych decyzji?
Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (art. 141 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Protokół kontroli zawiera m.in. opis wykonanych czynności kontrolnych, ustaleń faktycznych oraz opis stwierdzonych nieprawidłowości i ich zakres oraz osoby odpowiedzialne za te nieprawidłowości; pouczenie podmiotu kontrolowanego o przysługującym prawie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu.
Zgodnie z art. 141 ust. 7 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu kontrolowana instytucja obowiązana ma prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do protokołu kontroli. Zastrzeżenia zgłasza się w formie pisemnej lub elektronicznej do Ministra w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli bezpośrednio w organie lub za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Po rozpatrzeniu zastrzeżeń kontrolowanej instytucji obowiązanej, jednak nie później niż po upływie 30 dni od dnia ich otrzymania, Minister w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń dokonuje zmiany protokołu kontroli w niezbędnym zakresie w drodze aneksu sporządzonego na piśmie, który doręcza się tej instytucji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń kontrolowanej instytucji obowiązanej doręcza się tej instytucji na piśmie stanowisko dotyczące tych zastrzeżeń w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.
Zgodnie z art. 142 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu kontroler sporządza wystąpienie pokontrolne, w terminie 30 dni od dnia doręczenia kontrolowanej instytucji obowiązanej:
protokołu kontroli - w przypadku braku zastrzeżeń, o których mowa w art. 141 ust. 7;
stanowiska, o którym mowa w art. 141 ust. 8.
Wystąpienie pokontrolne zawiera:
ocenę działalności instytucji obowiązanej w zakresie objętym kontrolą;
zwięzły opis ustaleń kontroli, a w przypadku ustalenia nieprawidłowości - wskazanie przepisów prawa, które zostały naruszone;
zalecenia pokontrolne ze wskazaniem sposobu i terminu usunięcia ustalonych nieprawidłowości (art. 142 ust. 3 ww. ustawy).
W terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego kontrolowana instytucja obowiązana przesyła Generalnemu Inspektorowi informacje o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub o stanie ich realizacji, wraz ze wskazaniem ostatecznego terminu ich wykonania. Zmiana terminu wykonania zaleceń pokontrolnych może nastąpić za zgodą Generalnego Inspektora na wniosek kontrolowanej instytucji obowiązanej złożony nie później niż przed upływem terminu do ich wykonania (art. 142 ust. 4-5 ww. ustawy).
Ad 9. Konsekwencje stwierdzonych nieprawidłowości – jakie działania podejmuje Ministerstwo w przypadku wykrycia uchybień w realizacji projektów oraz czy przewiduje możliwość wsparcia organizacji w ich korygowaniu, zanim zostaną nałożone sankcje?
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wystąpieniu pokontrolnym zawiera się zalecenia pokontrolne ze wskazaniem sposobu i terminu usunięcia ustalonych nieprawidłowości (art. 142 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy).
W ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określone zostały przypadki nadkładania przez właściwe organy kar administracyjnych (rozdział 13 ustawy).
Ad 10. Na jakiej podstawie są wybierane organizacje, w których przeprowadza się kontrolę? Jakie są kryteria wyboru?
Sposób wyboru podmiotów do kontroli został zawarty w odpowiedzi na pytanie nr 3.
Ad 11. Ile kontroli zrealizowało Ministerstwo w poszczególnych latach w okresie 2020-2025? Ile organizacji pozarządowych zostało skontrolowanych, w jakich programach i jakie były kryteria wyboru?
W poszczególnych latach 2020, 2022, 2023 i 2024 realizowano kontrole w wybranych Fundacjach (łącznie 4 kontrole).
Do kontroli wybrane zostały Fundacje, które w sprawozdaniach z działalności fundacji składanych Ministrowi przekazały informację o statusie instytucji obowiązanej oraz te które wykazały w sprawozdaniach najwyższą kwotę płatności dokonanych w gotówce.
Na rok 2025 zaplanowano jedną kontrolę.
Kontrole prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz. U. z 2022 r. poz. 1079 z późn. zm.).
Uprawnienia do kontroli zostały delegowane MEN przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz programem Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 na podstawie stosownego porozumienia.
Tryby kontroli zostały wskazane w ww. ustawach, porozumieniu zawartym pomiędzy MEN a Instytucją Zarządzającą PO WER i FERS oraz Instrukcjach wykonawczych Instytucji Pośredniczącej MEN (IP).
W latach 2020-2025 kontrole były realizowane w ramach dwóch programów: Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER) oraz Funduszu Europejskiego dla Rozwoju Społecznego (FERS).
W ramach PO WER kontrole były prowadzone zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 opracowanymi przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej zatwierdzonymi w dniu 27 grudnia 2021 r. natomiast w ramach FERS zgodnie z Zasadami kontroli programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, opracowanymi przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej zatwierdzonymi 26 lutego 2025 r.
Kontrole w organizacjach pozarządowych realizowane były tylko w ramach POWER - przekazane informacje dotyczą wyłącznie tego Programu.
Ad 1. Procedura kontroli – jakie są formalne zasady prowadzenia kontroli w organizacjach pozarządowych realizujących projekty finansowane lub współfinansowane przez MEN?
Kontrole prowadzone są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020, Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 oraz Rocznym Planem Kontroli Instytucji Pośredniczącej tworzonym na dany rok obrachunkowy (tj. na okres od 1 lipca danego roku do 30 czerwca następnego roku), zgodnie z porozumieniem zawartym pomiędzy Ministerstwem Funduszy i Polityki Regionalnej pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej a Ministerstwem Edukacji Narodowej pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej.
Ad 2. Zakres kontroli – jakie obszary działalności NGO są objęte kontrolą (np. zgodność wydatkowania środków, realizacja założonych celów, efektywność działań)?
Zakres kontroli jest, co do zasady, taki sam dla wszystkich kontrolowanych jednostek i obejmuje następujące obszary:
zgodność rzeczowa realizacji projektu,
kwalifikowalność uczestników projektu (jeśli dotyczy),
sposób pozyskiwania, przechowywania oraz przetwarzania danych osobowych w ramach projektu,
prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych, w tym zasady równości szans i niedyskryminacji a także równości szans kobiet i mężczyzn,
prawidłowość rozliczeń finansowych,
poprawność udzielania zamówień publicznych w ramach ustawy PZP (jeśli dotyczy),
poprawność stosowania zasady konkurencyjności (jeśli dotyczy),
poprawność stosowania rozeznania rynku (jeśli dotyczy),
kwalifikowalność personelu projektu,
archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu,
prawidłowość wypełniania zobowiązań promocyjno-informacyjnych,
prawidłowość sprawowania nadzoru nad realizacją zadań partnerów projektu (jeśli dotyczy).
Ad 3. Kryteria wyboru do kontroli – czy kontrole są przeprowadzane losowo, czy na podstawie określonych kryteriów? Jeśli tak, to jakie czynniki decydują o wyborze organizacji do kontroli?
Wybór projektów do kontroli odbywa się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka oraz losowo. W analizie ryzyka uwzględniane są następujące czynniki ryzyka:
udział stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych w stosunku do wartości projektu (w %),
liczba równolegle realizowanych przez beneficjenta projektów w ramach PO WER,
stopień zaawansowania finansowo-rzeczowego (udział zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych w stosunku do wartości projektu (w %)),
wartość projektu,
liczba pozytywnie rozpatrzonych skarg i/lub potwierdzonych podejrzeń oszustw finansowych w związku z realizacją projektów danego beneficjenta (łącznie dla wszystkich projektów danego beneficjenta nadzorowanych przez IP MEN),
poprawność opracowania wniosków o płatność,
złożoność projektu (liczba uczestników w projekcie, w przypadku braku uczestników - liczba partnerów w projekcie),
data zakończenia projektu.
Ad 4. Planowanie kontroli – czy Ministerstwo opracowuje roczny plan kontroli dla organizacji pozarządowych, a jeśli tak, to czy jest on publicznie dostępny?
MEN pełniący rolę Instytucji Pośredniczącej opracowuje roczny plan kontroli na rok obrachunkowy (nie jest tworzony odrębny plan kontroli organizacji pozarządowych). Nie jest on publicznie dostępny.
Ad 5. Tryb zawiadamiania beneficjentów – z jakim wyprzedzeniem organizacje są informowane o kontroli i jakie dokumenty muszą przygotować?
Beneficjent jest zawiadamiany o kontroli na co najmniej 5 dni przed jej rozpoczęciem. Zawiadomienie było wysyłane przez system teleinformatyczny SL2024 lub drogą pocztową. Beneficjent proszony jest o dokumenty potwierdzające prawidłowość realizacji zadań w ramach każdego zakresu kontroli, tj. w szczególności o dokumenty potwierdzające prawidłowość:
realizacji zadań i osiągnięcie wskaźników,
rekrutacji uczestników,
pozyskiwania, przechowywania oraz przetwarzania danych osobowych,
realizacji polityk horyzontalnych,
rozliczeń finansowych,
udzielania zamówień publicznych w ramach ustawy PZP,
stosowania zasady konkurencyjności,
stosowania rozeznania rynku,
rekrutacji i zatrudniania personelu projektu,
archiwizacji dokumentacji,
wypełniania zobowiązań promocyjno-informacyjnych,
sprawowania nadzoru nad realizacją zadań partnerów projektu.
Ad 6. Przebieg kontroli – ile standardowo trwa kontrola i jakie są obowiązki kontrolowanej organizacji?
Średni planowany czas trwania kontroli, przy uwzględnieniu zapewnienia pełnej dostępności do dokumentacji merytorycznej i finansowej beneficjenta, został oszacowany na 4-6 dni.
Jednostka kontrolowana ma obowiązek poddać się kontroli oraz zapewnić dostęp zespołowi kontrolującemu do wszelkiej dokumentacji związanej i niezwiązanej z projektem, w miejscu jego realizacji i/lub w siedzibie beneficjenta lub/i w miejscu przechowywania dokumentacji oraz do udzielania wszelkich informacji i wyjaśnień dotyczących realizowanego projektu.
Ad 7. Uprawnienia kontrolerów – jakie kompetencje posiadają osoby przeprowadzające kontrolę oraz jakie są ich uprawnienia względem NGO?
Na mocy przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, kontrolerzy prowadzą kontrolę na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia. Jednostka kontrolowana ma obowiązek poddać się kontroli. Beneficjent jest obowiązany udostępnić dokumenty związane bezpośrednio z realizacją projektu, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu. W ramach kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być przeprowadzane oględziny.
Kompetencje i doświadczenie zawodowe osób prowadzących kontrole określane są w opisach stanowisk pracy. Kontroler powinien posiadać w szczególności wykształcenie wyższe, wiedzę w zakresie rozliczania lub kontroli projektów unijnych oraz doświadczenie zawodowe w realizacji zadań z obszaru funduszy unijnych.
Ad 8. Raport pokontrolny – czy organizacja otrzymuje pisemne podsumowanie kontroli, a jeśli tak, to czy ma możliwość wniesienia uwag lub odwołania się od ewentualnych decyzji?
Jednostka kontrolowana otrzymuje informację pokontrolną co do zasady w ciągu 30 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli. Ma prawo do wniesienia, w ciągu 14 dni kalendarzowych, zastrzeżeń do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej.
Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej IP rozpatruje w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń IP ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie. Podjęcie przez IP, w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, ww. działań każdorazowo przerywa bieg terminu. IP, po rozpatrzeniu zastrzeżeń, sporządza ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. Ostateczna informacja pokontrolna jest przekazywana podmiotowi kontrolowanemu. W przypadku odmowy skorygowania ustaleń, pierwotna informacja pokontrolna staje się ostateczna.
Ad 9. Konsekwencje stwierdzonych nieprawidłowości – jakie działania podejmuje Ministerstwo w przypadku wykrycia uchybień w realizacji projektów oraz czy przewiduje możliwość wsparcia organizacji w ich korygowaniu, zanim zostaną nałożone sankcje?
Nieprawidłowości stwierdzone w projekcie skutkują w szczególności nałożeniem korekty finansowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 22 czerwca 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień lub/i uznaniem wydatków za niekwalifikowalne na mocy zapisów wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Nieprawidłowości stwierdzone w projekcie mogą skutkować również rozwiązaniem umowy.
Beneficjent zobowiązany jest zwrócić nieprawidłowo wydatkowane środki albo na konto IP wraz odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych (jeśli wydatki były już certyfikowane do KE) lub na własne konto projektowe bez odsetek do ponownego wykorzystania (jeśli wydatki nie były jeszcze certyfikowany do KE).
W trakcie kontroli mogą być także stwierdzone uchybienia nieskutkujące nałożeniem korekty finansowej. W takim wypadku formułowane są zalecenia w zakresie wprowadzenia działań naprawczych przez beneficjenta w obszarze, w którym stwierdzono uchybienie.
Każdy beneficjent podczas realizacji projektu ma opiekuna w IP, który wspiera go w realizacji projektu jeśli beneficjent sygnalizuje problem lub potrzebę wsparcia jeszcze przed pojawieniem się nieprawidłowości i/lub przed wykryciem nieprawidłowości przez IP.
Ad 10. Na jakiej podstawie są wybierane organizacje, w których przeprowadza się kontrolę? Jakie są kryteria wyboru?
Sposób wyboru podmiotów do kontroli został zawarty w odpowiedzi na pytanie nr 3.
Ad 11. Ile kontroli zrealizowało Ministerstwo w poszczególnych latach w okresie 2020-2025? Ile organizacji pozarządowych zostało skontrolowanych, w jakich programach i jakie były kryteria wyboru?
Liczba kontroli zrealizowanych przez IP:
2020 r. – 25 kontroli
2021 r. – 26 kontroli
2022 r. – 85 kontroli
2023 r. – 46 kontroli
2024 r.– 14 kontroli
2025 r. – 4 kontrole
Liczba kontroli zrealizowanych w organizacjach pozarządowych:
2020 r. – 5 kontroli
2021 r. – 0 kontroli
2022 r. – 8 kontroli
2023 r. – 8 kontroli
2024 r.– 1 kontrola
2025 r.– 0 kontroli
Kontrole realizowane były w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Kryteria wyboru zostały określone zgodnie z informacjami wskazanymi w pkt 3.
Z wyrazami szacunku
Barbara Nowacka
Minister Edukacji
[1] https://www.gov.pl/web/premier/procedura-i-metodyka-kontroli
[2] Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.
[3] Dz. U. z 2024 r. poz. 1491
[4] Dz. U. z 2024 r. poz. 236, 1222, 1871
[5] Dz. U. z 2023 r. poz. 166