Interpelacja w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie

Interpelacja w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie Interpelacja nr 7167 do ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie Zgłaszający: Paulina Hennig-Kloska Data wpływu: 30-12-2024 Szanowny Panie Ministrze, polskie urzędy, w szczególności starostwa powiatowe, coraz szerzej wprowadzają do użytkowania urzędomaty – paczkomaty doręczeniowe, za pomocą których urzędy doręczają wnioskodawcom dowody rejestracyjne. Takie urządzenia z powodzeniem funkcjonują już m.in. w Poznaniu, Krakowie, Chojnicach czy w Nysie i wprowadzane są sukcesywnie w kolejnych miastach. Klienci mogą więc odbierać dowody rejestracyjne poza godzinami pracy urzędu i nie muszą umawiać się na wizytę, bo urzędomat działa 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. To bardzo wygodna ścieżka odbioru dokumentów, ale nowa i niejednokrotnie budząca wątpliwości oraz pytania. Coraz częściej pojawiają się obawy wynikające z braku pisemnego potwierdzenia odbioru dokumentów w obecności urzędnika i pytania o odpowiedzialność urzędnika za wygenerowany dokument, jego prawidłowość itp. Powstaje pytanie, czy nowy sposób przekazywania dokumentów jest zgodny z obowiązującym prawem i czy w najbliższym czasie trzeba się spodziewać zmian w tym zakresie. Do mojego biura wpływają pytania dotyczące urzędomatów, także skuteczności prawnej tego typu doręczeń. Dlatego biorąc pod uwagę postępującą cyfryzację urzędowych procedur, zwracam się do Pana Ministra z następującymi pytaniami: Czy w przypadku odbioru dokumentu z urzędomatu bez pisemnego potwierdzenia ze strony osoby odbierającej dokument jest skutecznie doręczony? Jaka jest odpowiedzialność urzędnika za prawidłowy przebieg procesu wygenerowania i przekazywania dokumentu, jakiej podlega kontroli? Czy ministerstwo prowadzi bądź planuje prace legislacyjne, których celem będzie wprowadzenie przepisów uwzględniających nową sytuację doręczenia dokumentów za pośrednictwem urzędomatów bez pisemnego potwierdzenia odbioru? Z poważaniem

Odpowiedź na interpelację w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie Odpowiedź na interpelację nr 7167 w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Tomasz Szymański Warszawa, 29-01-2025 Szanowny Panie Marszałku, w odpowiedzi na interpelację nr 7167 Pani Poseł Pauliny Hennig-Kloski w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie, uprzejmie przedstawiam poniższe informacje. Szczegółowe kwestie związane z doręczaniem korespondencji w postępowaniu administracyjnym reguluje Dział I. Przepisy ogólne Rozdział 8. Doręczenia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego [1] . Zgodnie z art. 39 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych [2] […], za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego […], przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Na podstawie art. 40 § 1 k.p.a. pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. W przypadku zmiany adresu stosuje się art. 41 § 1 i 2 k.p.a., który wskazuje, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny. Istotny w omawianej materii jest przepis art. 42 k.p.a., który stanowi, że: § 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy […]. § 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. § 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie, oraz art. 43 k.p.a., zgodnie z którym, w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Kodeks postępowania administracyjnego w art. 44 dopuszcza również doręczenie zastępcze, zgodnie z którym: § 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43: 1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego; 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. § 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. § 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. § 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego w niniejszej interpelacji należy wskazać, że działające przy niektórych urzędach tzw. urzędomaty, są umieszczane w pobliżu budynków administracji publicznej przez jednego z działających na rynku operatorów pocztowych, w następstwie indywidualnych umów zawieranych między tym operatorem a zainteresowanymi samorządami. Analiza rodzaju dokumentów możliwych do odbioru za pośrednictwem urzędomatu wskazuje, że są to dokumenty, przy wydawaniu których wnioskodawca nie jest zobowiązany do osobistego stawiennictwa w urzędzie administracji. W ten sposób można odbierać np. prawa jazdy. Przy składaniu wniosku konieczne jest jedynie wskazanie sposobu odbioru dokumentu (osobiście czy za pośrednictwem operatora pocztowego). W tym miejscu pragnę nadmienić, że w odniesieniu do wydawania dokumentów komunikacyjnych, właściwym do zajęcia stanowiska jest Minister Infrastruktury. Jednocześnie należy wskazać, że fakt odbioru dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ingeruje w proces decyzyjny o wydaniu dokumentu. To organ, po analizie wniosku i złożonych wraz z wnioskiem dokumentów, podejmuje decyzję o wydaniu bądź decyzję o odmowie wydania dokumentu. Odbiór dokumentu za pośrednictwem urzędomatu nie ma również wpływu na proces produkcji samego dokumentu przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A. Dodatkowo pragnę zauważyć, że w sprawach związanych z wydawaniem dowodów osobistych nie stosuje się wskazanego w interpelacji sposobu doręczania dokumentów. Przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r o dowodach osobistych [3] wyłączają bowiem taką możliwość. Zgodnie z art. 30 ustawy o dowodach osobistych dowód osobisty odbiera się osobiście w siedzibie organu gminy, w którym został złożony wniosek o wydanie dowodu osobistego. Obecność przy odbiorze dowodu osobistego nie jest wymagana wyłącznie w odniesieniu do osoby małoletniej, która nie ukończyła 5. roku życia oraz osoby małoletniej, która ukończyła 5. rok życia i nie ukończyła 12. roku życia, jeżeli osoba ta była obecna przy składaniu wniosku w siedzibie organu gminy. Organ gminy potwierdza tożsamość posiadacza dokumentu, a w przypadku, kiedy dokument został wydany dla osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych albo osoby posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych – również osoby uprawnionej do odbioru dokumentu wydanego ww. osobie. Odbiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego, podpisem złożonym w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, tj. za pomocą urządzenia umożliwiającego złożenie i odwzorowanie podpisu własnoręcznego (tzw. signature pada). Natomiast w odniesieniu do dokumentów paszportowych, ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych [4] , nakłada obowiązek osobistego odbioru dokumentu paszportowego w organie paszportowym, w którym został złożony wniosek o jego wydanie (wyjątek stanowi jedynie możliwość przesłania przez konsula paszportu lub paszportu tymczasowego za pośrednictwem operatora wykonującego usługi pocztowe lub przewozowe w danym kraju). W przypadku konieczności prowadzenia postępowania administracyjnego krajowe organy paszportowe działają na podstawie przepisów k.p.a. regulującego m.in. sposób doręczania pism. W zakresie rejestracji stanu cywilnego należy wskazać, iż zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego zostały określone w rozdziale 5 zatytułowanym Wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego [5] . Dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego zasadniczo mogą być odbierane osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, pocztą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. Jednocześnie pragnę nadmienić, że za program e-usług w administracji publicznej jest odpowiedzialny Minister Cyfryzacji [6] . Z poważaniem z up. Tomasz Szymański Sekretarz Stanu Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji [1] Dz. U. z 2024 r. poz. 572, dalej: k.p.a. [2] Dz. U. z 2024 r. poz. 1045, z późn. zm. [3] Dz. U. z 2022 r. poz. 671, z późn. zm. [4] Dz. U. z 2024 r. poz. 1063 [5] Dz. U. z 2023 r. poz. 1378, z późn. zm. [6] Do którego również skierowała Pani Poseł interpelację nr 7166 w sprawie doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów oraz braku procedur w tym zakresie.