Interpelacja w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy

Interpelacja w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy Interpelacja nr 1733 do ministra cyfryzacji, ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy Zgłaszający: Aleksander Miszalski Data wpływu: 22-02-2024 Szanowny Panie Premierze, Szanowna Pani Minister, zgłaszający się do mojego biura poselskiego obywatele wskazują na potrzebę utworzenia portalu rządowego pn. e-praca, w ramach którego pracownik miałby możliwość podpisywania umów o pracę, aneksów i innych dokumentów za pośrednictwem profilu zaufanego. Takie rozwiązanie, zdaniem zgłaszających, ułatwiłoby znacznie funkcjonowanie obu stron stosunku pracy, a dodatkowo nastąpiłaby digitalizacja dokumentów, dzięki czemu byłyby one zawsze dostępne dla zainteresowanych stron, bez względu na miejsce pobytu oraz nie byłyby narażone na zniszczenie. Ponadto, dałoby to pracownikom i pracodawcom wgląd w historię swoich umów czy też długości stażu oraz doświadczenia zawodowego. Również organy państwowe miałyby ułatwiony wgląd do nich, co byłoby usprawnieniem wszelkich procedur związanych ze stosunkiem pracy. W związku z powyższym, na podstawie art. 192 ust. 1 Regulaminu Sejmu RP oraz art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania wedle Państwa właściwości: Czy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji planuje opracowanie wyżej opisanego rozwiązania? Jak dużo czasu zajęłoby opracowanie takiego systemu? Czy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje podjęcie prac w zakresie cyfryzacji dokumentacji związanej z zawieraniem stosunku pracy? Jeżeli tak, to w jakim kierunku zmierzają te prace? Z wyrazami szacunku Aleksander Miszalski

Odpowiedź na interpelację w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy Odpowiedź na interpelację nr 1733 w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy Odpowiadający: minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk Warszawa, 18-04-2024 Szanowny Panie Marszałku, w odpowiedzi na interpelację nr 1733 Pana Posła Aleksandra Miszalskiego w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, uprzejmie informuję, co następuje. Rozwój technologii, rozpowszechnianie i popularyzowanie techniki cyfrowej oraz wprowadzanie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej, powoduje, że zjawisko cyfryzacji występuje w różnych dziedzinach życia. Dotyczy to również środowiska pracy. Resort pracy dostrzega potrzebę cyfryzacji w zakresie stosunków pracy, podejmując w tym zakresie następujące działania. Przede wszystkim wskazać należy, że w styczniu 2023 r. weszła w życie ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz. U. z 2023 r. poz. 2099), zwana dalej „Ustawą“. Na mocy przepisów Ustawy powstaje system teleinformatyczny, który ułatwi osobom fizycznym, mikroprzedsiębiorcom oraz rolnikom zawieranie umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy uaktywniającej. W systemie będą udostępniane gotowe do wypełnienia wzory dokumentów (w szczególności wzory umów). Dodatkowo system pozwoli nie tylko zawrzeć umowę, ale będzie on również umożliwiał m.in. wydawanie świadectwa pracy czy innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego zatrudnienia pracownika. Dostęp do tego systemu będzie zapewniony za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub biznes.gov.pl. Ustawa zakłada zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zawierania umów o pracę, zlecenia oraz umów uaktywniających. Dzięki wprowadzonym regulacjom, aby mieć dostęp do systemu, a następnie podpisać umowę w systemie, wystarczające będzie posiadanie profilu zaufanego lub podpisu cyfrowego uznanego w naszym kraju. Zgodnie z przepisami Ustawy system ma zostać uruchomiony w terminie 3 lat od dnia jej wejścia w życie (ustawa weszła w życie w styczniu 2023 r.). Aktualnie trwają intensywne prace nad przygotowaniem systemu, poszczególne jego funkcjonalności będą sukcesywnie udostępniane użytkownikom. Informacja o uruchomieniu systemu będzie ogłoszona w dzienniku urzędowym Ministra oraz na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej. Ponadto, zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), zwanej dalej „Kodeks pracy“, pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Stosownie do art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł – chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. A zatem od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mają możliwość wyboru sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – czy będzie to postać papierowa, czy elektroniczna. Decyzję w sprawie wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej podejmuje samodzielnie pracodawca. Nie została ona uzależniona od jakichkolwiek warunków, pracodawca decyduje na podstawie swoich kalkulacji i potrzeb. Decyzja pracodawcy w sprawie wyboru postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest ostateczna. Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. Przepisy nie ograniczają liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie (art. 94 8 § 1 Kodeksu pracy). Zasady dokonywania zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji, a więc z formy papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową określa art. 94 8 § 2 i 3 Kodeksu pracy. Dokumenty pracownicze mogą być tworzone pierwotnie w postaci elektronicznej, jeżeli zarówno pracodawca, jak i pracownik, mają możliwość złożenia podpisu elektronicznego. W przypadku gdy pracownik nie posiada podpisu elektronicznego, stworzenie dokumentu elektronicznego możliwe jest tylko za pośrednictwem dokumentu papierowego, który następnie jest skanowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Podpis elektroniczny pracodawcy potwierdza zgodność treści dokumentu cyfrowego z treścią dokumentu papierowego. Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową polega na wydrukowaniu dokumentów elektronicznych na papierze i potwierdzeniu zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym poprzez złożenie podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej (art. 94 8 § 3 Kodeksu pracy). Podpis powinien być złożony na każdej stronie wydruku. Potwierdza on zgodność wydruku na papierze z dokumentem elektronicznym, przez co uniemożliwia kwestionowanie prawdziwości dokumentu w formie papierowej. Jednocześnie podkreślić należy, że przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). Zgodnie z art. 94 9 § 1 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o: 1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej; 2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. Pracodawca, stosownie do art. 94 9 § 2 Kodeksu pracy, zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Zaznaczyć również należy, że przepisy Kodeksu pracy umożliwiają składanie pracownikom wniosków w formie elektronicznej. Dla przykładu jedynie wskazać można wniosek o urlop opiekuńczy (art. 173 1 § 4) czy dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem (urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy), przewidziane w Dziale Ósmym Kodeksu pracy. Z wyrazami szacunku Agnieszka Dziemianowicz-Bąk Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej