Interpelacja w sprawie skutków podatkowych i cywilnoprawnych faktur wystawianych poza KSeF i przekazywanych do systemu

Interpelacja w sprawie skutków podatkowych i cywilnoprawnych faktur wystawianych poza KSeF i przekazywanych do systemu Interpelacja nr 14723 do ministra finansów i gospodarki w sprawie skutków podatkowych i cywilnoprawnych faktur wystawianych poza KSeF i przekazywanych do systemu Zgłaszający: Janusz Kowalski, Robert Warwas, Magdalena Filipek-Sobczak, Andrzej Gawron, Michał Kowalski Data wpływu: 20-01-2026 Projektowane rozwiązania dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w odniesieniu do faktur wystawionych wcześniej w postaci elektronicznej rodzą poważne wątpliwości co do spójności pojęciowej ustawy o podatku od towarów i usług. Chodzi o sytuacje, w których podatnik – działając na podstawie przepisów – wystawia fakturę VAT w postaci elektronicznej i przekazuje ją kontrahentowi, realizując tym samym ustawowy obowiązek dokumentacyjny. Następnie, zgodnie z nowymi regulacjami, ta sama faktura ma zostać przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym czynność ta może nastąpić po upływie kilku dni lub nawet tygodni od dnia jej wystawienia. W rezultacie data przesłania dokumentu do KSeF różni się od daty jego wystawienia i pierwotnego doręczenia nabywcy. Powstaje w ten sposób zasadnicza wątpliwość, który z tych dokumentów należy uznać za fakturę w rozumieniu ustawy o VAT. Jeżeli fakturą jest dokument pierwotnie wystawiony i doręczony kontrahentowi, to dokument pojawiający się później w KSeF powinien mieć charakter wyłącznie technicznej kopii. Tymczasem przepisy ustawy posługują się wobec niego również pojęciem „faktury”, a podatkowe „otrzymanie” dokumentu ma następować „przy użyciu KSeF”. W praktyce oznacza to, że nabywca formalnie otrzymuje ten sam dokument dwukrotnie: po raz pierwszy jako fakturę elektroniczną przekazaną bezpośrednio przez sprzedawcę, a po raz drugi – po upływie określonego czasu – za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Oczywiste jest przy tym, że tylko jeden z tych momentów może mieć znaczenie jako doręczenie faktury handlowej, rodzącej skutki cywilnoprawne, w szczególności związane z terminami płatności. Wątpliwości te mają wymiar praktyczny. Przykładowo, jeżeli faktura elektroniczna zawiera postanowienie, że termin zapłaty wynosi określoną liczbę dni od dnia otrzymania faktury, to pojawienie się tego samego dokumentu w KSeF po upływie czasu rodzi pytanie, czy termin ten powinien być liczony od pierwszego, czy od drugiego „otrzymania”. Brak jednoznacznego rozstrzygnięcia tej kwestii w przepisach prowadzi do niejasności co do statusu dokumentów funkcjonujących równolegle w obrocie gospodarczym i w systemie KSeF. W świetle powyższego proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania: Czy w opisanym stanie faktycznym fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług jest wyłącznie dokument pierwotnie wystawiony i doręczony kontrahentowi, czy również dokument tej samej treści, który po upływie czasu zostaje przesłany do Krajowego Systemu e-Faktur? Jakie znaczenie prawne ma „otrzymanie” dokumentu przy użyciu KSeF w sytuacji, gdy faktura została wcześniej skutecznie doręczona nabywcy w postaci elektronicznej? Czy „otrzymanie” faktury za pomocą KSeF może wywoływać jakiekolwiek skutki cywilnoprawne, w szczególności w zakresie biegu terminów płatności, jeżeli strony umowy nie przewidziały takiej formy doręczenia jako skutecznej? W jaki sposób nabywca ma ustalić, który moment otrzymania faktury – pierwotne doręczenie elektroniczne czy późniejsze udostępnienie dokumentu w KSeF – powinien być uznany za właściwy dla celów rozliczeń handlowych? Czy ministerstwo dopuszcza sytuację, w której jeden dokument funkcjonuje równolegle jako faktura handlowa w obrocie między stronami oraz jako dokument o nieokreślonym skutku prawnym w KSeF, i czy taka konstrukcja jest zamierzona?