Interpelacja w sprawie projektowanych zasad dokumentowania jednej czynności opodatkowanej w Krajowym Systemie e-Faktur

Interpelacja w sprawie projektowanych zasad dokumentowania jednej czynności opodatkowanej w Krajowym Systemie e-Faktur Interpelacja nr 14672 do ministra finansów i gospodarki w sprawie projektowanych zasad dokumentowania jednej czynności opodatkowanej w Krajowym Systemie e-Faktur Zgłaszający: Janusz Kowalski Data wpływu: 16-01-2026 Projektowane rozwiązania w zakresie elektronicznego fakturowania, w szczególności w odniesieniu do obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, budzą poważne wątpliwości co do rzeczywistego uproszczenia i automatyzacji obrotu gospodarczego. W praktyce proponowany model prowadzi do sytuacji, w której jedna czynność podlegająca opodatkowaniu może generować kilka równolegle funkcjonujących dokumentów o odmiennym statusie prawnym, podatkowym i technicznym. W obrocie mają pojawić się jednocześnie: potwierdzenie transakcji niebędące fakturą VAT, faktura elektroniczna stanowiąca fakturę VAT w rozumieniu ustawy, faktura ustrukturyzowana wystawiona w systemie teleinformatycznym oraz dodatkowe „udostępnienie” tej faktury określonym podmiotom, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – traktowane jest jako użycie faktury poza systemem. Taki model powoduje zasadniczą niejasność co do tego, który z dokumentów należy uznać za właściwy z punktu widzenia prawa cywilnego, podatkowego i rachunkowego. W szczególności brak jest jednoznacznych regulacji przesądzających, który dokument stanowi podstawę powstania zobowiązania do zapłaty, który numer dokumentu powinien zostać wskazany przy realizacji płatności oraz który z nich pełni funkcję dowodu księgowego. Równolegle powstaje pytanie o zakres obowiązków archiwizacyjnych po stronie podatników oraz o ryzyko sankcji w sytuacji rozbieżności pomiędzy poszczególnymi dokumentami odnoszącymi się do tej samej transakcji. Zamiast zapowiadanej prostoty i automatyzacji projektowany system może w praktyce prowadzić do multiplikacji dokumentów, zwiększenia ryzyka błędów, sporów interpretacyjnych oraz niepewności prawnej po stronie przedsiębiorców, księgowych i kontrahentów. Szczególnie niepokojące jest to, że niejasności te dotyczą fundamentalnych elementów obrotu gospodarczego, takich jak moment powstania zobowiązania, podstawa zapłaty oraz dokumentowanie zdarzeń gospodarczych. W świetle powyższego proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania: Który z dokumentów generowanych w związku z jedną czynnością opodatkowaną – potwierdzenie transakcji, faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana czy jej udostępnienie poza systemem – będzie rodził skutki cywilnoprawne i stanowił podstawę dokonania zapłaty przez nabywcę? Numer którego dokumentu podatnik powinien wskazać w tytule przelewu bankowego, aby zapłata została prawidłowo przypisana do konkretnej transakcji i nie rodziła ryzyka zakwestionowania jej przez organy podatkowe lub kontrahenta? Czy projektowane przepisy nakładają na podatników obowiązek archiwizowania wszystkich dokumentów odnoszących się do jednej transakcji, czy też tylko wybranego rodzaju dokumentu, a jeżeli tak – którego konkretnie? Który z dokumentów generowanych w ramach tego systemu będzie uznawany za dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości i na jakiej podstawie prawnej dokonano takiego rozróżnienia? Czy przewidziano jednolite i jednoznaczne wytyczne dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych, które pozwolą im prawidłowo identyfikować dokument właściwy dla celów podatkowych, księgowych i płatniczych? Jak projektodawca ocenia wpływ wielości dokumentów na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, w szczególności w kontekście kontroli podatkowych, sporów cywilnych oraz odpowiedzialności karnoskarbowej?