Interpelacja w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich

Interpelacja w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich Interpelacja nr 12184 do ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich Zgłaszający: Paulina Matysiak Data wpływu: 10-09-2025 Szanowny Panie Ministrze, do mojego biura poselskiego docierają liczne sygnały od obywateli, którzy mają problemy z uzyskaniem dostępu do dokumentów swoich zmarłych bliskich. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których obywatele starają się o dostęp do dokumentacji w celach genealogicznych, w tym do tzw. kopert dowodowych, które mogą zawierać istotne informacje historyczne o ich rodzinach, w tym o pobycie w obozach koncentracyjnych. Problem ten został zidentyfikowany przez rzecznika praw obywatelskich w wystąpieniu z dnia 22 sierpnia br., w którym wskazano na brak jasnych i jednoznacznych zasad dostępu do dokumentów osobistych zmarłych przez ich bliskich. Obecne przepisy ustawy o dowodach osobistych, w szczególności art. 75, wymagają wykazania przez wnioskodawców interesu prawnego, co w praktyce stwarza znaczne bariery. Organy administracyjne w różny sposób interpretują przesłanki dostępu, co prowadzi do niejednolitych decyzji i rozbieżnego orzecznictwa sądów administracyjnych. Obywatele poszukujący swojej tożsamości historycznej są zmuszeni do prowadzenia długotrwałych i kosztownych postępowań w sprawach dotyczących podstawowego prawa do poznania historii własnej rodziny i kultywowania pamięci o zmarłych bliskich. W odpowiedzi na wystąpienie rzecznika praw obywatelskich Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji poinformowało o przygotowaniu zmiany art. 75 ustawy o dowodach osobistych, przewidującej, że członkowie najbliższej rodziny, bez konieczności wykazywania interesu prawnego, będą mogli zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w dokumentacji dowodowej. Zmiana ta ma zostać wprowadzona w ramach projektu ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich. W związku z powyższym, działając na podstawie art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 907), proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania: Na jakim etapie znajdują się obecnie prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich, w ramach którego ma zostać znowelizowany art. 75 ustawy o dowodach osobistych? Kiedy planowane jest zakończenie uzgodnień wewnątrzresortowych i skierowanie projektu do dalszych prac legislacyjnych? Jakie konkretnie zmiany przewiduje projekt w zakresie dostępu członków najbliższej rodziny do dokumentacji dowodowej zmarłych bliskich? Jak w projekcie zdefiniowane zostanie pojęcie „członkowie najbliższej rodziny” i czy obejmie ono małżonków, wstępnych, zstępnych i rodzeństwo? Jakie działania podejmuje ministerstwo w celu ujednolicenia praktyki organów administracyjnych w sprawach już toczących się, do czasu wejścia w życie nowych przepisów? Czy wydane zostaną wytyczne dla urzędów w zakresie interpretacji obecnych przepisów? Czy rozważane są rozwiązania przejściowe dla osób, których wnioski zostały odrzucone przed wejściem w życie nowych regulacji? Czy takie osoby będą mogły ponownie złożyć wnioski bez dodatkowych opłat? Czy ministerstwo dysponuje danymi dotyczącymi liczby wniosków o dostęp do dokumentacji dowodowej zmarłych osób składanych rocznie oraz odsetka wniosków odrzuconych z powodu braku wykazania interesu prawnego? Jakie działania ministerstwo podejmuje lub planuje podjąć w celu zwiększenia świadomości obywateli o ich prawach w zakresie dostępu do dokumentów zmarłych bliskich oraz uproszczenia procedur w tym obszarze? Czy nowelizacja przewiduje zwrot opłat administracyjnych w przypadku niemożności udostępnienia dokumentacji przez urząd z przyczyn organizacyjnych? Jakie mechanizmy egzekwowania terminowego przekazywania dokumentacji do archiwów oraz zapewnienia dostępu do dokumentów mimo opóźnień w archiwizacji planuje wprowadzić ministerstwo? Z wyrazami szacunku Paulina Matysiak Posłanka na Sejm RP

Odpowiedź na interpelację w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich Odpowiedź na interpelację nr 12184 w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji Magdalena Roguska Warszawa, 02-10-2025 Szanowny Panie Marszałku, w odpowiedzi na interpelację numer 12184 Pani Poseł Pauliny Matysiak w sprawie dostępu do dokumentów po zmarłych bliskich , uprzejmie informuję, że projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich (dalej – projekt ) jest w końcowej fazie uzgodnień wewnątrzresortowych. Na dalszym etapie procesu legislacyjnego będzie można zapoznać się z projektem na stronie Rządowego Centrum Legislacji w części poświęconej rządowemu procesowi legislacyjnemu [1] . Projekt przewiduje nadanie nieograniczonego dostępu do dokumentacji dowodowej osoby zmarłej osobie najbliższej, w szczególności: małżonkowi, wstępnym, zstępnym, rodzeństwu, również przedstawicielowi ustawowemu oraz opiekunowi. Od początku zmiany orzecznictwa sądownictwa administracyjnego, tj. wydania czterech wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego 13 grudnia 2023 r. w zakresie dostępu do dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje stanowiska w kwestii interpretacji obecnych przepisów prawa urzędom wojewódzkim, w przypadku sygnalizowanych przez nie wątpliwości interpretacyjnych. W odniesieniu do pytania o rozwiązania przejściowe dla osób, których wnioski zostały odrzucone przed wejściem w życie nowych regulacji oraz pytania o możliwość ponownego złożenia wniosków bez dodatkowych opłat, uprzejmie informuję, że aktualne brzmienie projektu nie przewiduje wskazanych rozwiązań. W ocenie MSWiA przez udostępnienie dokumentacji dowodowej należy rozumieć przekazanie wnioskodawcy jakichkolwiek informacji dotyczących zgromadzonej dokumentacji (tak informacji pozytywnych, jak i negatywnych), uzyskanych przez organ w wyniku przeszukania określonego zbioru dokumentów. Zasadne wydaje się stwierdzenie, że czynność urzędnika powinna być ekwiwalentna. Oznacza to, że danemu zespołowi czynności odpowiada określona opłata wymieniona w akcie prawnym. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie dostrzega więc podstaw do zwrócenia wnioskodawcy rzeczonej opłaty w sytuacji, gdy nie wykazał on interesu prawnego do udostępnienia dokumentacji dowodowej, jak również gdy udzielono wnoszącemu informacji, że organ nie jest w posiadaniu poszukiwanej dokumentacji. Uprzejmie informuję, że projekt w obecnym brzmieniu nie przewiduje regulacji w pozostałych obszarach, o których mowa w wystąpieniu Pani Poseł. Nadmieniam również, że Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie dysponuje danymi dotyczącymi liczby wniosków o dostęp do dokumentacji dowodowej zmarłych osób, składanych rocznie oraz odsetka wniosków odrzuconych z powodu braku wykazania interesu prawnego. Pragnę poinformować, że obecnie, z uwagi na trwający proces legislacyjny, MSWiA nie realizuje działań „w celu zwiększenia świadomości obywateli o ich prawach w zakresie dostępu do dokumentów zmarłych bliskich oraz uproszczenia procedur w tym obszarze”. Zasadne wydaje się bowiem rozstrzygnięcie kwestii ewentualnych, dalszych kroków w przedmiotowym zakresie po zakończeniu omawianego procesu legislacyjnego. Z poważaniem z up. Magdalena Roguska Sekretarz Stanu Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji [1] https://legislacja.rcl.gov.pl/